Personvernerklæring vedrørende Bokbasens metadata og aktørregister

Denne personvernerklæringen gjelder for Bokbasens metadata og aktørregister. Bokbasens metadatakatalog for bokutgivelser består blant annet av et aktørregister. I dette aktørregisteret registrerer vi opplysninger om personer som har vært involvert i, eller kan knyttes til en bokutgivelse. Dette kan eksempelvis være opplysninger om forfattere, oversettere, illustratører, redaktører, og personer som omtales i den aktuelle boken. Disse personene vil heretter samlet også omtales som "Aktør(er)".

Formålet med denne personvernerklæringen er å gi deg som Aktør informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger, og hvilke rettigheter du har i forbindelse med denne behandlingen.

Bokbasen driver bransjens metadatabase, Den norske Bokdatabasen, samt flere søke-, navigasjons- og bestillingstjenester. Bokbasen leverer og samler inn metadata for at det skal finnes tilgjengelig informasjon om bøker som blir utgitt, i tillegg til informasjon om hvem som har utgitt de aktuelle bøkene og hvor man kan få tak i de.

En personopplysning er en opplysning eller en vurdering som kan knyttes til en enkeltperson eller en mindre gruppe av mennesker. Navn, yrke og fødselsår er eksempler på hva som kan anses for å være en personopplysning.

Bokbasen er behandlingsansvarlig ved Bokbasens behandling (det vil si innsamling, lagring eller annen håndtering) av personopplysninger om Aktørers personopplysninger. Når vi behandler Aktørers personopplysninger er det derfor vi som i første rekke er ansvarlige for å etterleve bestemmelsene som fremgår av gjeldende personopplysningslovgivning. I korthet innebærer dette at vi må sørge for å ha et behandlingsgrunnlag og tilstrekkelig informasjonssikkerhet, i tillegg til å sørge for å gi informasjon om hvordan vi behandler Aktørers personopplysninger.

I forbindelse med din rolle som Aktør i vår metadatakatalog for bokutgivelser, vil Bokbasen behandle følgende personopplysninger om deg:

• Navneinformasjon: Fullt navn, ulike navneformer for samme person (inkludert pseudonym), ID fra nasjonalt autoritetsregister for navn (Nasjonalbibliotekets tilsvarende personregister);
• Aldersinformasjon: Fødselsår og eventuelt dødsår; og
• Annen informasjon: Nasjonalitet, kjønn, yrke (eksempelvis for lærebøker og lignende), adelig/geistlig tittel.

Personopplysningene er innhentet fra offentlige kilder, samt informasjon gitt i og om de aktuelle bøkene fra forlag.

Avhengig av omstendighetene kan det være nødvendig for Bokbasen å også behandle andre kategorier av personopplysninger. For eksempel vil dette være tilfelle hvor Aktører sender inn en henvendelse eller forespørsel til Bokbasen. Du kan når som helst ta kontakt med Bokbasen for å finne ut av hvilke personopplysninger vi behandler om deg (se kontaktinformasjon nederst i denne personvernerklæringen).

Bokbasen behandler din kontaktinformasjon for å kunne systematisere metadata, slik at forhandlere og andre brukere kan identifisere hvilke Aktører som kan knyttes til de ulike utgivelsene. For eksempel kan man i registeret finne informasjon om hvilken forfatter som har skrevet en gitt bok, hvem som har utgitt den og hvor man får tak i boken.

Behandling av personopplysninger krever et behandlingsgrunnlag. Det rettslige grunnlaget for vår behandling av Aktørers personopplysninger, er at behandlingen er nødvendig for formål knyttet til våre berettigede interesser.

Vi behandler Aktørers personopplysninger for å gjøre tilgjengelig informasjon om bøker som har blitt utgitt. Både hensynet til folkeopplysning, og hensynet til ytrings- og informasjonsfrihet tilsier at Bokbasen har en god og velbegrunnet interesse i å utarbeide registeret over metadata (herunder Aktører). Vi vurderer det slik at denne interessen ikke er uforenlig med vårt ønske om å samtidig ivareta Aktørers personverninteresser.

Vi benytter oss av en tredjeparts driftsleverandør, herunder for lagring av personopplysninger på en dataserver. Vi har inngått en databehandleravtale med vår driftsleverandør som pålegger selskapet å sørge for at Aktørers personopplysninger er lagret på en sikker måte, at de ikke kommer uvedkommende i hende og at de heller ikke brukes til andre formål.

Bokbasen leverer metadata (og dermed også Aktørers personopplysninger) til Nasjonalbiblioteket, andre bibliotek, bokhandler, skoler og forlag. Hver av disse partene vil være behandlingsansvarlig for sin egen etterfølgende behandling av metadata og Aktørers personopplysninger.

Behandling av metadata (herunder opplysninger i aktørregisteret) er en nødvendig del av ytrings- og informasjonsfriheten. Bokbasen vil derfor i utgangspunktet ikke slette metadata eller opplysninger i aktørregisteret, med mindre formålene med vår behandling beskrevet i punkt 4 og punkt 5 ikke lenger er til stede.

Bokbasen vil imidlertid slette Aktørers personopplysninger dersom vilkårene for sletting etter gjeldende personopplysningslovgivning er oppfylt. Vi sletter også Aktørers personopplysninger dersom Aktører ber om retting eller sletting, og vilkårene for retting og sletting etter gjeldende personopplysningslovgivning er oppfylt.

Aktører har følgende rettigheter i forbindelse med vår behandling av Aktørers personopplysninger:

• Innsyn: Du kan ta kontakt om du ønsker å vite mer om hvilke personopplysninger vi behandler om deg;
• Retting: Dersom personopplysningene vi besitter om deg er uriktige, kan du når som helst ta kontakt og kreve at vi retter opp i disse. Retting kan være aktuelt hvor det av ulike årsaker er registrert uriktige opplysninger hos oss om deg, eksempelvis feil navn;
• Sletting: Du kan når som helst be oss om å slette dine personopplysninger, noe vi vil respekterer og følge med mindre vi er pålagt å oppbevare dine personopplysninger eller har et annet behandlingsgrunnlag for å oppbevare disse. For eksempel kan oppbevaring være nødvendig av hensynet til ytrings- og informasjonsfriheten;
• Begrensning av behandlingen: Du kan i samsvar med personvernlovgivningen også kreve at vår behandling av dine personopplysninger begrenses, dersom vilkårene for dette etter personvernlovgivningen er oppfylt. Dersom behandlingen begrenses, vil dine personopplysninger kun lagres. Dette gjelder imidlertid ikke dersom du til tross for begrensning har samtykket til en annen form for behandling, eller slik viderebehandling kan skje med et annet behandlingsgrunnlag (eksempelvis for å forfølge et rettskrav);
• Protest mot behandlingen: Dersom din henvendelse er basert på din særlige situasjon (eksempelvis et særlig behov for beskyttelse av din identitet), kan du protestere mot vår behandling av dine personopplysninger. Dersom du inngir en slik protest, vil ikke Bokbasen lenger behandle disse personopplysningene, med mindre Bokbasen kan påvise at det foreligger tvingende berettigede grunner for videre behandling

Dersom du ønsker å gjøre en av dine rettigheter gjeldende kan du ta kontakt med oss. Kontaktinformasjon finner du nederst på siden. Vi gjør oppmerksom på at vi kan bli nødt til å be deg om å identifisere deg, eventuelt å benytte en annen kommunikasjonskanal, ettersom vi kan ha et behov for å sikre at du er den du utgir deg for å være.

Bokbasen har truffet tekniske og organisatoriske tiltak for å sørge for tilfredsstillende sikkerhet ved behandlingen. Vi har også truffet tiltak for å sørge for at vi ikke samler inn eller behandler flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet med vår behandling.

For å føre tilsyn med virksomheters behandling av personopplysninger er det opprettet et Datatilsyn. Dersom du er misfornøyd med vår behandling av dine personopplysninger kan du sende en klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjonen til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside http://www.datatilsynet.no (http://www.datatilsynet.no). På hjemmesiden finner du også ytterligere informasjon om våre plikter og dine rettigheter etter gjeldende personopplysningslov.

Den til enhver tid gjeldende personopplysningslovgivning er tilgjengelig på http://www.lovdata.no (http://www.lovdata.no).

Vi kan fra tid til annen revidere denne personvernerklæringen som følge av at vår behandling av personopplysninger endrer seg eller som følge av ny personopplysningslovgivning. Når personvernerklæringen endres vil en oppdatert versjon publiseres på vår hjemmeside.

Vi anbefaler likevel at du fra tid til annen ser gjennom personvernerklæringen når du besøker vår hjemmeside.

Dersom du ønsker mer informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg eller ønsker å bruke en av rettighetene dine, kan du sende en henvendelse til:

Bokbasen AS
Grensen 12, 0159 Oslo
post@bokbasen.no (mailto:post@bokbasen.no)
tlf. 23 35 89 50