Personvernerklæring Allbok

Sist endret: 15. august 2022 versjon 1.0

Denne personvernerklæringen er utarbeidet av Bokbasen AS ("Bokbasen") for å sørge for at du som bruker av Bokbasens tjeneste Allbok får den informasjonen vi er pålagt å gi deg, og som er nødvendig for at du skal kunne utøve dine rettigheter etter gjeldende personvernlovgivning.

Personvernerklæringen gir deg informasjon om hvilke personopplysninger Bokbasen behandler om deg, hvordan Bokbasen behandler personopplysninger, hva formålet med behandlingen er og hva som er grunnlaget for den behandlingen Bokbasen utfører. I tillegg beskriver vi hvilke rettigheter du har etter gjeldende personvernlovgivning og hvordan du kan gå frem dersom du ønsker å bruke disse.

Bokbasens løsning Allbok er en leseapp for e- og lydbøker. I appen kan brukeren – i tillegg til å lese bøker digitalt – søke etter tilgjengelige e- og lydbøker, låne e- og lydbøker fra tilknyttede biblioteket og lese e- og lydbøker kjøpt fra norske nettbokhandlere. Applikasjonen brukes også av bibliotek for å administrere tilgang til e- og lydbøker.

Sentrale begreper i denne erklæringen:

Personopplysning: Enhver opplysning som kan knyttes til en fysisk person.

Behandling: Enhver operasjon som gjøres med personopplysninger, f.eks. innsamling og lagring digitalt.

Behandlingsgrunnlag: Det rettslige grunnlaget for Bokbasens bruk av dine opplysninger.

Personopplysninger er opplysninger om identifiserte eller identifiserbare fysiske personer. Navn, telefonnummer, e-post og adresse er vanlige eksempler på personopplysninger, men personopplysninger kan være all slags informasjon som gjør det mulig å identifisere deg direkte eller indirekte.

Bokbasen er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler i forbindelse med Allbok. Merk likevel at Bokbasen må videreformidle utlånsinformasjon til bibliotek/skolebibliotek som du låner e- og lydbøker fra. Bibliotekene er selv behandlingsansvarlig for sin behandling av dine personopplysninger.

Dersom du ikke finner informasjon om biblioteker som behandler personopplysninger om deg, kan du når som helst kontakte Bokbasen, så vil vi hjelpe deg med å finne frem til riktig kontaktperson.

Bokbasen behandler personopplysninger som det er nødvendig for oss å behandle for at du skal kunne bruke Allbok på en god måte.

Bokbasen samler inn og behandler følgende informasjon om deg:

• Kontaktinformasjon som navn og e-post
• Din Feide ID og/eller ditt lånekortnummer
• Brukernavn og passord
• Informasjon om hvilken utdanningsinstitusjon og FEIDE-gruppe du tilhører og/eller hvilket bibliotek du tilhører

For å kunne samle dine kjøpte e- og lydbøker og eksponere disse i appen, vil Bokbasen behandle følgende informasjon om deg:

• Informasjon om dine kjøp, herunder hvilke bøker og hvilken bokhandel disse ble kjøpt i
• Din lesehistorikk per bok
• Kommentarer som du legger inn i bøkene

Du kan lese mer om Bokbasens behandling av informasjon om dine kjøpte e- og lydbøker i Personvernerklæringen for Bokskya.

Hvis du låner e- og lydbøker fra et bibliotek i appen, vil Bokbasen behandle følgende informasjon om deg:

• Dine aktive lån (bibliotek, bok og låneperiode)
• Din lånehistorikk (avhengig av spesifikt samtykke)
• Lesehistorikk på aktive lån
• Lesehistorikk på avsluttede lån (avhengig av spesifikt samtykke)
• Dine eventuelle kommentarer i boken på aktive lån
• Dine eventuelle kommentarer i bøker du tidligere har lånt (avhengig av spesifikt samtykke)

Hvis du kontakter oss, for eksempel via Kundeservice, vil vi samle inn og behandle din kontaktinformasjon, som for eksempel navn, e-post og telefonnummer, samt hva henvendelser gjelder.

Bokbasen behandler ikke sensitive personopplysninger i forbindelse med Allbok.

Inngå og administrere tjenester og avtalen med deg

Hovedformålet med behandlingen er at du skal få tilgang til vår app og e- og lydbøker som er tilgjengelige gjennom appen. For at bibliotek og tilbydere skal kunne la deg lese e- og lydbøker i Allbok, må de kunne identifisere deg og sikre at du har skaffet deg de nødvendige rettighetene ved utlån eller kjøp. For å identifisere deg som riktig bruker, må du logge deg inn på våre tjenester. Allbok tillater forskjellige innloggingsmetoder, blant annet Feide, Allbok-konto og Facebook.

Behandling av dine personopplysninger i forbindelse med Allbok skjer på grunnlag av avtalen med deg om bruk av appen, som oppstår når du aksepterer brukervilkårene som gjelder for Allbok, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (b).

Utvikle og forbedre tjenestene

Bokbasen behandler også personopplysninger for å utvikle og forbedre tjenestene i Allbok. I tillegg behandler vi personopplysninger for å sørge for at Allbok er sikker og trygg å bruke. Grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse i å forbedre tjenestene og sørge for tilstrekkelig informasjonssikkerhet i henhold til personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (f).

Statistikk og salgsdata

Bokbasen kan anonymisere personopplysninger for å utarbeide statistikk og utlånsdata. Formålet med dette er å forbedre tjenesten til Bokbasen og våre samarbeidspartnere (tilbydere og biblioteker). Når opplysninger er anonymiserte slik at de ikke kan knyttes til en person, regnes opplysningene ikke lenger som personopplysninger. Grunnlaget for denne behandlingen er Bokbasens berettigede interesser i å forbedre tjenestene jmf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (f).

Bokbasen behandler ikke personopplysningene for andre formål enn det som fremgår av denne erklæringen, med mindre det følger av lov eller rettslig pålegg. Dersom vi ønsker å bruke personopplysninger til andre formål, vil vi først be om spesifikt samtykke fra deg.

Gjennom tjenesten Allbok forvalter og formidler Bokbasen utlån av og lesing av e- og lydbøker til bibliotek og tilbydere. Dette innebærer at Bokbasen:

• lagrer personopplysningene dine på vår egen eller vår driftsleverandørs servere
• sammenstiller opplysningene med informasjon om e- og lydbøker du låner eller har kjøpt
• gjør opplysningene tilgjengelig for aktuelle bibliotek og tilbydere
• sletter overflødige personopplysninger i samsvar med personvernlovgivningen, for eksempel når du slutter å bruke Allbok

Dersom du bruker en ekstern tjeneste for å logge deg inn på Allbok, for eksempel Feide eller Facebook, vil Bokbasen utveksle innloggingsinformasjon med tjenesteleverandøren for å sikre at det er riktig bruker som får tilgang til kontoen.

For å kunne gi deg mulighet til å låne bøker, har Allbok en funksjon for kommunikasjon med biblioteker.

Hvis du ønsker å låne bøker fra et bibliotek, vil Bokbasen gi biblioteket informasjon om at du står på venteliste for bøkene, og gi beskjed til biblioteket når du har aktive lån av bøkene. I tillegg vil Bokbasen kunne gi tilbydere av e- og lydbøker anonymisert informasjon og statistikk om bruken av bøkene.

Vi benytter oss av en tredjeparts driftsleverandør for Allbok, herunder for lagring av personopplysninger på en dataserver. Vi har inngått en databehandleravtale med vår driftsleverandør. Databehandleravtalen pålegger selskapet å sørge for at dine personopplysninger er lagret på en sikker måte, at de ikke kommer uvedkommende i hende og at de heller ikke brukes til andre formål. Vi vil ikke utlevere dine personopplysninger til andre enn vår driftsleverandør, relevante bibliotek og tilbydere av e- og lydbøker. Unntak skal bare forekomme dersom vi er lovpålagt å utlevere informasjon, f.eks. til politi eller rettsvesen.

Vi vil oppbevare dine personopplysninger så lenge du bruker tjenesten Allbok.

Dersom du låner e- og lydbøker fra et bibliotek, vil informasjon om dine lån i appen slettes eller anonymiseres etter at lånet er fullført og senest etter 72 timer.

Du vil få spørsmål fra Allbok om du ønsker å lagre dine kommentarer, lånehistorikk og lesehistorikk utover denne perioden. Du kan senere endre dette valget på «Min side».

I appen er det tilgjengelig funksjonalitet slik at du når som helst kan slette eller endre dine kommentarer og slette lånehistorikk.

I henhold til gjeldende personvernregler har du følgende rettigheter i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger:

• Retting: Dersom personopplysningene vi behandler om deg er uriktige, kan du når som helst ta kontakt og kreve at vi retter opp i disse. Retting kan være aktuelt hvor det av ulike årsaker er registrert uriktige opplysninger hos oss om deg. Dersom du ber om at vi retter kontaktinformasjonen din, vil vi også videreformidle denne henvendelsen til relevante bibliotek og tilbydere.

• Innsyn: Du kan ta kontakt om du ønsker å vite mer om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og du kan be om kopi i et vanlig brukt format.

• Sletting: Du kan når som helst be oss om å slette dine personopplysninger, noe vi vil respektere, med mindre vi er nødt til å fortsette behandlingen på grunn av våre rettslige forpliktelser eller vi har annet lovlig grunnlag for behandlingen. Sletting av personopplysninger som behandles i forbindelse med Allbok, kan føre til at e- og lydbøker ikke lenger er tilgjengelige for deg.

• Protest mot behandlingen: Dersom din henvendelse er basert på din særlige situasjon (eksempelvis et særlig behov for beskyttelse av din identitet), kan du protestere mot behandlingen. Dersom du inngir en slik protest, vil ikke Bokbasen lenger behandle disse personopplysningene, med mindre Bokbasen kan påvise at det foreligger tvingende berettigede grunner for videre behandling.

• Dataportabilitet: Du kan be oss om å utlevere personopplysningene til deg eller til en tredjepart du ønsker skal få tilgang til disse dataene.

• Begrensning av behandlingen: Du kan i samsvar med personvernlovgivningen også kreve at vår behandling av dine personopplysninger begrenses, dersom vilkårene for dette etter personvernlovgivningen er oppfylt.

Dersom du ønsker å gjøre dine rettigheter gjeldende, kan du ta kontakt med oss. Kontaktinformasjon finner du nederst på siden. Vi gjør oppmerksom på at vi kan bli nødt til å be deg om å identifisere deg eventuelt å benytte en annen kommunikasjonskanal ettersom vi kan ha et behov for å sikre at du er den du utgir deg for å være.

Vi benytter oss av ulike former for teknologi for å gjenkjenne deg som bruker og for å analysere data om brukerne våre. Teknologien brukes dels fordi det er nødvendig for at tjenester skal fungere, dels for at det skal være lettere for deg å bruke tjenesten og dels for at vi skal kunne gjennomføre analyser som gjør oss i stand til å videreutvikle tjenestene i tråd med brukernes behov.

Vi benytter Google Analytics for å samle inn anonym informasjon om hvordan Allbok blir brukt, herunder antall besøkende, hvilke sider som blir besøkt og lignende. Dette brukes for å forbedre og tilpasse tjenestene våre og for å forstå markedstrender. Informasjonen som inneholder identifiserbare personlige opplysninger i form av IP-adresser samles kun inn ved lån på Allbok for å kunne lokalisere brukeren om det skulle oppstå en sak rundt selve lånet.

En informasjonskapsel er en liten tekstfil som på flere måter hjelper oss å gjøre ditt besøk på våre nettsteder mer meningsfylt og positivt for deg. Informasjonskapsler kan blant annet gjøre at du slipper å logge inn hver gang du kommer tilbake til ett av nettstedene våre. De gjør det også mulig å tilpasse et nettsted eller en annonse for bedre samsvar med dine interesser og preferanser.

Det finnes forskjellige typer informasjonskapsler: En sesjonsbasert informasjonskapsel lagres bare i arbeidsminnet på din datamaskin (RAM), og varer bare så lenge som nettleserøkten din. Når du stenger alle åpne nettleservinduer, eller slår maskinen helt av, vil den sesjonsbaserte informasjonskapselen bli borte for alltid. En vedvarende informasjonskapsel lagres på harddisken i din datamaskin inntil en bestemt dato, som kan være i morgen, neste uke, eller neste år. Vedvarende informasjonskapsler blir liggende på maskinen inntil de enten a) utløper, b) overskrives av nye informasjonskapsler, eller c) du fjerner dem manuelt. Ved å benytte tjenesten, uten å skru av funksjonen for informasjonskapsler i nettleseren, så samtykker du til at Allbok kan benytte denne teknologien til formålene som nevnt ovenfor. Om du ikke vil tillate lagring av informasjonskapsler på din datamaskin må du slå av funksjonen i nettleseren. Vær oppmerksom på at dette vil føre til at du mister funksjonalitet i Allbok, kanskje også at tjenestene ikke fungerer som forutsatt.

Bokbasen sørger for at dine personopplysninger lagret i Allbok behandles og oppbevares på en sikker måte. Dette innebærer at vi må treffe tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at behandlingen tilfredsstiller personvernlovgivningens krav til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet, og for å beskytte personopplysningene mot tilfeldig, uautorisert eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, deling eller tilgang. Bokbasen gir bare tilgang til dine personopplysninger til personer som er nødt til å ha tilgang for at Allbok-appen skal fungere etter sin hensikt. Alle våre ansatte er underlagt taushetsplikt.

Dersom du er misfornøyd med vår behandling av dine personopplysninger kan du sende en klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjonen til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside http://www.datatilsynet.no. På hjemmesiden finner du også ytterligere informasjon om våre plikter og dine rettigheter etter gjeldende personopplysningslov.

Den til enhver tid gjeldende personopplysningslovgivning er tilgjengelig på http://www.lovdata.no.

Vi kan fra tid til annen revidere denne personvernerklæringen som følge av at vår behandling av personopplysninger endrer seg eller som følge av ny personopplysningslovgivning. Når personvernerklæringen endres vil en oppdatert versjon publiseres på vår hjemmeside. Vi anbefaler at du fra tid til annen ser gjennom personvernerklæringen når du besøker vår hjemmeside.

Dersom du ønsker mer informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg eller ønsker å bruke en av rettighetene dine, kan du sende en henvendelse til:

Bokbasen AS

post@bokbasen.no